Tesorería
Director: Maximiliano Braun
El tesorero del club será responsable de:
- Administrar los fondos del club
- Cobrar y enviar las cuotas y los cargos del club
- Presentar informes sobre la situación financiera del club
- Preparar el presupuesto
- Formar a su sucesor
Objetivos generales:
- Llevar y mantener un registro preciso de todas las operaciones financieras
del club para que los montos de saldos y desembolsos asentados coincidan
con la actividad financiera real.
- Implementar prácticas eficaces para la gestión financiera.
- Desempeñar el cargo y las tareas del mismo con transparencia
y profesionalismo.
Objetivos específicos:
- Concientizar a los socios de lo importante que es para el club estar
al día con el pago de las cuotas, e implementar estrategias que
efectivicen el cobro y el asiento de las mismas en tiempo y forma.
- Trabajar en conjunto con los comités del club buscando que los
gastos no excedan el presupuesto.
- Presentar informes sobre la situación financiera del club en
las reuniones.
- Preparar un proceso de gestión de riesgos para contrarrestar
los efectos adversos en caso de pérdidas accidentales, minimizando
los riesgos y salvaguardando los intereses de los socios y el club.
Metodología:
Se dará continuidad a las metodologías implementadas en el
ciclo anterior y se propondrán nuevas, buscando optimizar el desempeño
de la tesorería para este nuevo ciclo.
Con el objeto de incentivar a los socios al pago de las cuotas se propone
retomar el sorteo mensual de premios. De esta manera se premiará
el esfuerzo de aquellos socios comprometidos con el pago.
El cobro de cuotas actual se encuentra centralizado en el tesorero, lo cual
se traduce en una importante falta de dinamismo. A raíz de esto,
se sugiere descentralizar esta función en dos personas que sean colaboradores
directos del tesorero, los cuales estarán facultados para realizar
el cobro de las cuotas.
Se propone que las transacciones financieras del club sean revisadas anualmente
por una persona capacitada. Para tales efectos, se recomienda consultar
a un profesional que evalúe la administración de los fondos
y emita un juicio experto.
Para la protección de la tesorería y del club contra cualquier
acusación de malversación de fondos se implementarán
los siguientes controles financieros:
- Remitir a los integrantes de la directiva del club y del comité
de finanzas los informes financieros por correo electrónico, para
que sean revisados antes de presentarlos formalmente.
- Incluir un período de preguntas y respuestas después
de presentar el informe mensual a la directiva. Del mismo modo, se recomienda
un período de preguntas y respuestas al planificar las actividades
y eventos. Algunos ejemplos de preguntas podrían ser: ¿Qué
problemas podrían surgir? ¿Cuál sería la reacción
del club? ¿Cómo se cubrirán las pérdidas si
las hubiera?
- Revisar los estados de cuenta, tantas veces como sea necesario, y reconciliar
las transacciones con los registros del club.
- Solicitar al presidente de un proyecto o evento que rinda cuenta de
los gastos.
- Solicitar al comité de finanzas que asista en la supervisión
de los fondos y el plan de sucesión.
Para una mejor administración de los fondos se propone:
- Considerar como gastos operativos aquellos que sean de carácter
administrativos de los comités, mientras que los relacionados a
proyectos o actividades se consideren como gastos para fines filantrópicos.
De esta manera se distinguirán los fondos en fondos operativos
y fondos para fines filantrópicos. Se recomienda también
establecer un fondo de reserva para cubrir gastos imprevistos. Este se
podrá calcular a partir de los costos operativos anuales.
- Registrar y diferenciar las donaciones.
- Especificar los destinos que tendrán los distintos ingresos.
Se propone un proceso para facilitar la transición de un tesorero
a otro. El tesorero electo deberá comenzar a trabajar desde el momento
en que fue elegido, para familiarizarse con las tareas y futuras responsabilidades.
Tareas:
- Cobranza y envío de cuotas y cargos.
- Presentación de informes mensuales sobre la situación
financiera del club: se entregará información actualizada
a los socios, dando a conocer los ingresos y gastos mensuales del club,
el estado de las actividades de recaudación de fondos y del presupuesto
general.
- Preparación del presupuesto: Se elaborará el presupuesto
para el año entrante junto con la directiva del club. Antes, se
analizará el historial financiero del club para determinar las
posibles fuentes de ingresos y las áreas de gastos.
- Formación del sucesor: se lo capacitará en los procedimientos
contables y normas para la presentación de informes e incentivará
para que colabore realizando las tareas habituales.
